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Warum Change-Management und Automatisierung untrennbar sind

Intelligente Automatisierung oder die Kombination aus künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung hat im Laufe der Jahre und in verschiedenen Branchen – wie dem Gesundheitswesen, dem Banken- und Versicherungswesen, dem Einzelhandel und in der Produktion – erheblich zugenommen. Laut Gartner ist Robotic Process Automation (RPA) mit einem weltweiten Umsatz von 1,58 Milliarden US-Dollar das am schnellsten wachsende Segment im globalen Markt für Unternehmenssoftware. Angesichts dieses enormen Wachstums haben viele Unternehmen das Potenzial von RPA-Lösungen erkannt und führen RPA-Initiativen wie nie zuvor durch. Allein in Deutschland, Österreich und der Schweiz setzt mehr als jedes zweite Unternehmen die Software-Roboter inzwischen ein, so eine aktuelle PwC-Studie.

Viele RPA-Initiativen werden jedoch zu schnell ins Leben gerufen. Oft versprechen sie Vorteile, die schnell und ohne Mehraufwand erzielt werden, ohne die bestehenden Prozesse und Anwendungen zu verändern. Doch nach kurzer Zeit wird klar: Die Robotergestütze Prozessautomatisierung ist weitaus komplexer.

  • Was ist also erforderlich, um intelligente Automatisierung zu implementieren?
  • Wie können Unternehmen den internen Widerstand gegen Veränderungen überwinden?
  • Welche Change-Management-Strategien können Unternehmen installieren?

In diesem Beitrag führen wir Sie durch einige der wichtigsten Schritte, die für ein erfolgreiches Change-Management bei der digitalen Transformation erforderlich sind.

Aktives Change-Management erforderlich

Veränderungen sind im Leben unvermeidlich und Unternehmen sind da keine Ausnahme. Bei der Umsetzung von IT-Projekten müssen Unternehmen neue Automatisierungslösungen einführen, sich auf einen datengesteuerten Markt einstellen und die Herausforderungen des Change-Managements frontal angehen. Trotz der Popularität von Blockchain, Robotic Process Automation & Co. fällt es Unternehmen oft schwer, disruptive Technologien zu übernehmen. Was hält Unternehmen davon ab, sich digitale Technologien zu eigen zu machen?

Die im „State of the Global Shared Services Market Report 2019“ zusammengefassten Erkenntnisse von SSON, der größten globalen Community für Shared Services Professionals, zeigen, dass unzureichendes Change-Management einer der Hauptgründe ist, warum ein KI- bzw. RPA-Projekt eines Unternehmens in Schwierigkeiten geraten ist. Der Report hebt hervor, dass der Erfolg oder Misserfolg der digitalen Transformation größtenteils von der effektiven Planung und Ausführung des Change-Managements abhängt. Auch betont der Bericht, dass alle Transformationsprogramme kritische Bereiche haben, die eine planvolle Führung der Veränderungsprozesse erfordern. Die Wahl des richtigen Change-Management-Frameworks ist praktisch entscheidend für den Erfolg, egal ob der Wandel digital, kulturell oder organisatorisch ist.

Für Unternehmen ist es nicht nur entscheidend, neue Automatisierungslösungen einzuführen, sondern auch die Zustimmung aller Beteiligten – Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner – zu erhalten und den zwangsläufig entstehenden Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden.

Intelligente Automatisierung „zweierlei“ definiert

Robotic Process Automation ist die Automatisierung von regelbasierten, sich wiederholenden Aufgaben. Währenddessen die intelligente Automation künstliche Intelligenz und verwandte Technologien – wie Computer Vision, kognitive Automatisierung und maschinelles Lernen – einsetzt, um Entscheidungen zu treffen, die die Genauigkeit verbessern und Fehler eliminieren sollen.

Aber es geht nicht nur darum, einige Prozesse mit RPA oder KI zu automatisieren, sondern eine Funktion oder gar ein ganzes Unternehmen mit einer Reihe von disruptiven Technologien und neuen Arbeitsweisen zu transformieren. Bei der intelligenten Automation geht es mehr um den Umfang und die Größe der Automatisierung als um die dahinterstehenden Technologien selbst.

Wesentliche Schritte für die Implementierung einer intelligenten Automatisierung:

  • Umfassen Sie den Wandel auf allen Ebenen der Organisation: Ist Ihre Organisation bereit für intelligente Automatisierung? Ist Ihre Organisation bereit für den Wandel?

Die Beantwortung dieser Fragen und die Arbeit an der digitalen Transformation ist ein wichtiger erster Schritt, den Unternehmen gehen müssen. Es ist in der Tat eine Mammutaufgabe, Ihre Mitarbeiter und andere Beteiligte für den Wandel zu gewinnen. Der Wandel in der Denkweise der beteiligten respektive betroffenen Menschen sowie im gesamten Unternehmen vollzieht sich nicht über Nacht. Es ist ein schrittweiser Prozess, der die Synergie von Menschen, Prozessen und Technologie erfordert.

  • Entwickeln Sie eine Automatisierungsstrategie und identifizieren Sie die besten Anwendungsfälle: Welche Prozesse sollten automatisiert werden?

Von der Entwicklung einer Automatisierungsstrategie, die die Anwendungsfälle umreißt und identifiziert, die für die Automatisierung geeignet sind, bis hin zur Sicherstellung, dass Ihre Automatisierungsstrategie mit der allgemeinen Geschäftsvision übereinstimmt, ist ein entscheidender Weg. Bei der Identifizierung der Anwendungsfälle ist es überdies notwendig, die Fähigkeiten eines Mitarbeiters zu verstehen und zu wissen, ob die Anwendungsfälle skalierbar und nachhaltig sind.

  • Ernennen Sie Führungskräfte, die den Wandel vorantreiben

Neben der Zusammenarbeit mit dem IT-Team und den weiteren internen sowie ggf. externen Stakeholdern ist es auch wichtig, sogenannte „Change Champions“ zu ernennen. Diese Gruppe ist mit der Automatisierungsstrategie bestens vertraut und geht die Extrameile, um das Automatisierungsprojekt auf allen Ebenen eines Unternehmens anzuführen. Die Gruppenmitglieder arbeiten daran, das Unternehmen neu zu verdrahten, indem sie neue Anwendungen, neue Betriebsmodelle und völlig neue Ansätze einführen, die den Wandel erleichtern.

  • Rekrutieren Sie Ihre vorhandenen Talente

Während sich Unternehmen auf den Übergang von menschgesteuerten Prozessen zur automatisierten Prozesssteuerung vorbereiten, müssen die vorhandenen Mitarbeiter in den neuen Automatisierungstools und -technologien geschult werden, um das volle Potenzial einer intelligenten Automatisierung auszuschöpfen. Die organisatorische Vorbereitung sollte Hand in Hand gehen mit der Schulung und Qualifizierung bestehender Talente für den zukünftigen Arbeitsplatz. Unternehmen führen heute „Upskilling„-Programme ein, um sich auf eine KI-gesteuerte Zukunft vorzubereiten, die sich auf alle Branchen und Sektoren auswirken wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen…

… dass all diese Faktoren – von der Entwicklung einer klaren Automatisierungsstrategie bis hin zur Auswahl der richtigen Tools und Prozesse – den Wandel in einem Unternehmen vorantreiben und sowohl ein gelungenes Veränderungsmanagement wie auch eine erfolgreiche Implementierung von Automatisierungslösungen sicherstellen.

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Verfasst von:

Christian Endres
Senior Expert Public Relations