Robotic Process Automation (RPA) in der täglichen Praxis
Der anhaltende Kostendruck macht eine permanente Optimierung der Prozesse – nicht nur im Finanzdienstleistungsbereich – erforderlich. Im Zuge der Prozess-Optimierung stellt sich im Anschluss die Frage nach einer Automatisierung als Alternative zur manuellen Bearbeitung. Nur so kann die benötigte Effizienzsteigerung und/oder Kostenreduzierung nachhaltig erzielt werden.
Robotic Process Automation (RPA) stellt eine praktikable und schnell umzusetzende Möglichkeit dar, Prozesse zu automatisieren. Dabei ist es unerheblich, um welche Art von Prozess es sich handelt.
Während in der Vergangenheit bei der Automatisierung häufig der Fokus auf definierte Kernprozesse eines Unternehmens gelegt wurde, rücken mit der Nutzung von RPA auch andere Prozesse in den Fokus. Denn mit RPA lassen sich sowohl Service-, Kunden- und Managementprozesse als auch Interne Prozesse automatisieren. Stellen Sie sich dafür z.B. eine Automatisierung der Passwortvergabe oder eines Workflows „Onboarding/Offboarding Mitarbeiter“ vor.
Für einen erfolgreichen RPA-Einsatz in der Praxis sind nur wenige Eckpunkte zu beachten:
- Es liegen strukturierte Daten in elektronischer Form vor (z.B. in Excel).
- Es handelt sich um einen sich wiederholenden Prozess (z.B. Berechtigungsvergabe oder Vergabe Netkey).
- Der Prozess ist regelbasiert („wer macht was mit wem bis wann“ ist klar definiert).
- Es liegt ein erkennbares Effizienzpotenzial vor.
Arbeitsweise eines „Roboters“
Der „Roboter“ agiert als „normaler“ Anwender innerhalb und zwischen einzelnen Anwendungen. Er benötigt einen eigenen Arbeitsplatz (IT-Hardware) mit einem eigenen Kompetenzprofil (Software inkl. Kompetenzen).
Die Technologie des Screen-Scraping (Verfahren für das Auslesen von Texten an Bildschirmen) verzichtet auf technische Schnittstellen zu bestehenden Systemen.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt datenschutz-konform über Softwareanbieter mit Sitz innerhalb von Europa (DSGVO-konform / IT-Sicherheit gem. ISO 2700.
Teil-Automation vs. Voll-Automation:
Wie sieht der konkrete Einsatz eines „Roboters“ in der Praxis aus?
Die Vorteile für den Anwender von RPA sind vielfältig. Zunächst ist die Umsetzung eines „Roboters“ zur Automatisierung eines Prozesses schnell erfolgt. So können einfache Prozesse in der Regel innerhalb von wenigen Tagen programmiert und in den Live-Betrieb pilotiert bzw. ausgerollt werden. Der Kapitaleinsatz ist gering und somit das finanzielle Risiko bei der Entwicklung eines „Roboters“ überschaubar. Die Prozesse sind nach der Verprobung beliebig skalierbar. Komplexe Prozesse können in einzelne Module aufgeteilt und so teilweise automatisiert werden. Damit stellt sich auch bei komplexen Prozessen schnell ein Quick-Win ein.
Der „Roboter“ wird in der Sachbearbeitung wie ein Mitarbeiter behandelt, d.h. er findet auch in den Internen Kontrollsystemen je nach Wirtschaftlichkeits- und Risikoeinschätzung des Unternehmens entsprechende Berücksichtigung. Prozessineffizienzen bzw. Fehler in der Verarbeitung werden dadurch schnell erkannt und bereinigt. Damit ist jederzeit vollständig transparent was der „Roboter“ verarbeitet. Fehler, also Aussteuerungen in der maschinellen Bearbeitung, werden manuell gesichtet und ggf. manuell weiterbearbeitet. Sollte es sich um einen Programmierfehler handeln, kann dieser zeitnah korrigiert und neu verprobt werden.
Durch diese prozessuale Verlagerung wird „by the way“ einem „Bore-out“ der Mitarbeiter entgegengewirkt. Denn während der „Roboter“ die Routine-Prozesse konsequent abarbeitet, können sich die Mitarbeiter um qualitativ hochwertigere Themen oder um den Kundenkontakt kümmern
Die Vorteile durch den Einsatz von RPA im Folgenden nochmals kurz zusammengefasst:
- Geringe Kosten
- Hohe Skalierbarkeit
- Steigerung der Produktivität
- Modulare Entwicklung möglich
- Reduzierung der Prozesskosten
- Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen
- Berücksichtigung in den internen Kontrollsystemen
- Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten
- Gleichbleibende Qualität und Vermeidung von Fehlern
RPA als idealer Einstieg in die Digitalisierung
Die Programmierung eines „Roboters“ eignet sich gut als erster Einstieg in das große weite Feld der „Digitalisierung“, denn Routine-Prozesse gibt es in jedem Unternehmen.
In einem nächsten Schritt könnten Chatbots, virtuelle Assistenten oder andere Formen von Künstlicher Intelligenz (KI) genutzt werden.
Erfolgsfaktor Mensch
Bei der Einführung von RPA-Prozessen ist die kontinuierliche Einbindung der Mitarbeiter ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor. Nur so können Ängste und Befindlichkeiten abgebaut und Vertrauen in die Zusammenarbeit mit „Kollege Roboter“ erreicht werden.
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Verfasst von:
Matthias Leimpek
Geschäftsführer | Geschäftsinhaber